Utang & Piutang
Cara Menagih Piutang dan Mencatat Cicilan Pelanggan
Diperbarui
Buka halaman Piutang di Alur untuk melihat daftar pelanggan yang masih berutang beserta nominalnya. Saat pelanggan membayar, catat sebagai transaksi Pelunasan Utang — bisa lunas sekaligus atau dicicil sebagian, dan saldo kas bertambah sesuai jumlah yang benar-benar diterima.
Bagaimana cara melihat siapa saja yang masih berutang?
Buka halaman Piutang di Alur. Halaman ini menampilkan daftar semua pelanggan yang pernah membeli secara kredit dan belum melunasi seluruhnya, lengkap dengan nominal dan tanggal transaksi awalnya. Gunakan daftar ini sebagai panduan saat menagih — mulai dari yang paling lama menunggak atau nominalnya paling besar.
Bagaimana cara mencatat pelunasan utang penuh?
- Buka halaman Piutang, cari nama pelanggan yang membayar.
- Ketuk transaksi utangnya, lalu pilih opsi pelunasan.
- Isi nominal yang dibayar — kalau lunas penuh, isi sesuai sisa utangnya.
- Ketuk Simpan.
Setelah disimpan, piutang pelanggan itu berkurang atau hilang dari daftar, dan saldo Kas Anda bertambah sesuai nominal yang diterima.
Bagaimana kalau pelanggan cuma bayar sebagian (cicilan)?
Sama caranya, tapi isi nominal sesuai jumlah yang benar-benar dibayar. Contoh: Pak Tono berutang Rp 150.000, tapi baru bisa bayar Rp 50.000 hari ini.
- Buka piutang atas nama Pak Tono.
- Catat pelunasan sebesar Rp 50.000.
- Simpan.
Sisa utang Pak Tono otomatis menjadi Rp 100.000 dan tetap muncul di halaman Piutang sampai dilunasi seluruhnya. Kas Anda bertambah Rp 50.000 sesuai uang yang benar-benar diterima — bukan Rp 150.000.
Kenapa pelunasan tidak dihitung lagi sebagai omzet?
Karena omzet sudah dicatat sekali, saat barang pertama kali terjual secara kredit. Pelunasan cuma memindahkan status uang itu dari “piutang” menjadi “kas” — bukan penjualan baru. Kalau pelunasan ikut dihitung sebagai omzet lagi, omzet Anda akan tergelembung dua kali untuk transaksi yang sama.
Ini sebabnya penting membedakan sejak awal antara penjualan tunai dan penjualan kredit, seperti dijelaskan di mencatat penjualan kredit.
Apa yang terjadi kalau piutang tidak pernah dicatat pelunasannya?
Kalau Anda menerima uang dari pelanggan tapi lupa mencatatnya sebagai pelunasan, dua hal keliru terjadi: kas Anda kelihatan lebih kecil dari yang sebenarnya (karena uang yang sudah masuk tidak tercatat), dan piutang pelanggan itu tetap muncul di daftar padahal sudah lunas — membuat Anda berisiko menagihnya lagi.
Tips menagih piutang tanpa canggung ke pelanggan
- Tagih secara rutin, jangan menunggu menumpuk lama. Semakin lama, semakin canggung dan semakin sulit ditagih.
- Gunakan daftar Piutang di Alur sebagai pengingat objektif — bukan Anda yang “merasa nagih”, tapi menunjukkan catatan.
- Kalau memungkinkan, tetapkan batas maksimal utang per pelanggan supaya tidak membengkak tak terkendali.
- Catat setiap cicilan sekecil apa pun, supaya sisa utang selalu akurat dan tidak menimbulkan salah paham dengan pelanggan.
Kalau kunci periode sudah aktif untuk bulan tertentu, ingat bahwa pelunasan utang bertanggal di bulan itu juga tidak bisa dicatat lagi — baca lebih lengkap di backup, restore, dan kunci periode.
Bagaimana kalau ada pelanggan yang piutangnya tidak akan pernah dibayar?
Kadang ada kasus pelanggan yang benar-benar tidak sanggup membayar, misalnya karena pindah rumah atau kondisi ekonominya berubah drastis. Untuk kasus seperti ini, jangan diam-diam mengubah nominal piutang di catatan hanya supaya angkanya terlihat rapi. Catat sesuai kejadian sebenarnya — kalau memang harus dihapuskan sebagai kerugian, itu tetap perlu tercatat sebagai kejadian, bukan dihilangkan begitu saja dari riwayat, supaya Anda tetap punya gambaran jujur tentang berapa besar risiko kredit yang pernah diberikan warung Anda kepada pelanggan.