Cara Menangani Stok Menipis dan Melakukan Penyesuaian Stok

Bagaimana cara tahu stok barang sudah menipis?

Buka halaman Stok di Alur. Di sana Anda bisa melihat jumlah setiap barang dagangan yang masih tersisa. Kalau sebuah barang jumlahnya tinggal sedikit dibanding biasanya, itu tandanya sudah waktunya kulakan lagi.

Contoh: kalau biasanya Anda kulakan mi instan 10 dus setiap dua minggu, dan sekarang sisa stoknya tinggal 1 dus setelah seminggu, itu tanda penjualan sedang ramai dan Anda perlu kulakan lebih cepat dari biasanya.

Selain lewat halaman Stok, Alur juga menampilkan peringatan Stok Menipis langsung di Beranda supaya Anda tidak perlu membuka halaman Stok setiap hari.

Apa yang harus dilakukan saat stok menipis?

1. Cek halaman Stok secara rutin, idealnya setiap beberapa hari sekali untuk barang yang cepat laku.
2. Bandingkan sisa stok dengan kebiasaan penjualan barang itu — apakah cukup sampai jadwal kulakan berikutnya.
3. Rencanakan kulakan sebelum stok benar-benar habis, supaya tidak kehilangan penjualan karena barang kosong.
4. Setelah kulakan, catat sebagai transaksi Kulakan seperti dijelaskan di mencatat kulakan dan harga pokok.

Apa itu penyesuaian stok dan kapan dipakai?

Penyesuaian stok dipakai saat jumlah barang yang tercatat di Alur tidak sama dengan jumlah fisik yang benar-benar ada di toko. Ini bisa terjadi karena beberapa hal:

• Barang rusak atau kedaluwarsa dan harus dibuang.
• Barang hilang, misalnya karena tercecer atau dicuri.
• Barang dibagikan gratis, misalnya sebagai bonus ke pelanggan.
• Salah hitung saat mencatat penjualan atau kulakan sebelumnya.

Penyesuaian stok berbeda dari penjualan — ia hanya mengoreksi jumlah, tidak menambah omzet atau kas, karena barang yang disesuaikan itu bukan hasil transaksi jual-beli yang wajar.

Bagaimana cara melakukan penyesuaian stok?

1. Buka halaman Stok, pilih barang yang jumlahnya perlu dikoreksi.
2. Pilih opsi Penyesuaian Stok.
3. Isi jumlah yang benar sesuai hitungan fisik, atau isi selisihnya (berkurang/bertambah).
4. Isi alasan penyesuaian, misalnya “2 bungkus rusak kena air hujan”.
5. Ketuk Simpan.

Alasan ini penting dicatat, karena penyesuaian stok ikut tersimpan di Riwayat Perubahan — sama seperti transaksi lain, ini bukan cara menghapus jejak, melainkan cara mencatat kejadian baru yang mengoreksi jumlah stok.

Apa yang perlu diperhatikan soal kunci periode?

Kalau bulan pencatatan sudah dikunci (lewat fitur kunci periode di Alur), Anda tidak bisa lagi menambah penyesuaian stok bertanggal di bulan itu — sama seperti tidak bisa lagi mencatat transaksi baru atau pelunasan utang di bulan yang sama. Ini menjaga supaya laporan bulan yang sudah ditutup tidak berubah-ubah lagi.

Kalau Anda baru sadar ada selisih stok dari bulan lalu yang sudah dikunci, catat penyesuaiannya di tanggal berjalan (bulan sekarang), bukan dipaksakan ke tanggal lama. Baca lebih lengkap soal ini di backup, restore, dan kunci periode.

Kenapa penyesuaian stok yang jujur penting untuk laporan laba?

Karena harga pokok penjualan dihitung dari barang yang benar-benar terjual. Kalau stok yang rusak atau hilang tidak pernah disesuaikan, jumlah stok di Alur akan terus menyimpang dari kenyataan, dan lama-lama Anda tidak bisa lagi memercayai laporan Stok maupun Laba Rugi Anda sendiri.

Berapa sering sebaiknya mengecek kesesuaian stok fisik dengan catatan?

Untuk warung dengan barang yang cepat berputar (seperti sembako dan minuman), sebaiknya cocokkan stok fisik dengan catatan Alur minimal sebulan sekali — idealnya sebelum mengunci periode bulanan. Untuk barang yang jarang bergerak atau rawan rusak (seperti produk berpendingin atau makanan kedaluwarsa cepat), pengecekan lebih sering, misalnya dua minggu sekali, akan membantu menangkap selisih lebih cepat sebelum jumlahnya menumpuk dan sulit ditelusuri penyebabnya.